Hong Kong’da Şirket Kuruluşu İçin Gerekli Belgeler

Yazar Hakkında

Bu makale, girişimcilerin Hong Kong ve BAE’de şirket kurmalarına yardımcı olma konusunda on yılı aşkın deneyime sahip şirket kurma danışmanımız tarafından yazılmıştır. Start-up’lar, KOBİ’ler ve uluslararası yatırımcılarla çalışmış olan danışmanımız, her iki bölgede de şirketlere yargı alanı seçimi, vergi yapılandırması ve bankacılık stratejileri konularında rehberlik etmiştir.

Önemli Nokta: 

• 3 günlük onay ile 2 aylık reddedilme arasındaki fark genellikle belgelerin doğruluğunda yatmaktadır; isim yazımındaki bir uyuşmazlık, süresi dolmuş bir kimlik belgesi veya (cep telefonu faturası gibi) “zayıf” bir ikamet kanıtı gibi küçük hatalar bile tüm süreci durdurabilir ve banka hesabı açılışını tehlikeye atabilir.
  
  
• Lisanslı bir şirket sekreterinin atanması (bu kişi tek yönetici olamaz), resmi bir fiziki adresin kullanılması ve İngilizce olmayan belgeler için yeminli tercümelerin sunulması gibi gerekliliklere sıkı sıkıya uymak, sadece bürokrasi değil, aynı zamanda hukuki istikrar ve bankacılık alanında güvenilirliğin sağlanması için gerekli bir temeldir.
  
  
• Hükümetin asgari sermaye şartı bulunmamakla birlikte, bankalar kurumsal hesapları onaylamak için genel iş planları yerine somut “ticaret kanıtları” (faturalar, sözleşmeler, niyet mektupları) talep etmektedir; bu nedenle bu belgelerin erkenden hazırlanması, operasyonel başarı açısından hayati önem taşımaktadır.

Neden Evrak İşleri Sadece Bürokrasi Değil, Aslında En Önemli Varlığınız?

Hong Kong’da şirket kuruluşu konusunda kurucular, bankacılar ve Şirket Sicil Dairesi yetkilileriyle çalışmış olarak, acı bir gerçeği öğrendik: Üç gün süren sorunsuz bir onay süreci ile iki ay süren bir kabus arasındaki fark, neredeyse her zaman evrak işleridir.

Mesele nadiren iş fikrinizin ne kadar parlak olduğu ile ilgilidir. Asıl mesele, Hong Kong’da (HK) şirket kurmak için gerekli belgelerin ne kadar titizlikle hazırlandığıdır. HK’da mevzuata uygunluk bürokrasi değildir; sizin en önemli varlığınızdır.

Bu kılavuzda, bir blogdan alıntı yapılmış genel tavsiyelerde bulunmayacağız. Premium müşterilerimize sunduğumuz, köşeleri kesmenin ne gibi sorunlara yol açtığını gösteren gerçek hayattan vaka çalışmalarıyla desteklenen, tam da bizim kullandığımız HK şirket kurma kontrol listesini sizlerle paylaşıyoruz. 

İster tek başına bir girişimci olun, ister çok uluslu bir şirketi büyütüyor olun, bu ayrıntıları doğru bir şekilde halletmek, Asya’nın finans merkezinde iş yapmanın en hızlı yoludur.

"Yeterince İyi" Evrak İşlerinin Yüksek Maliyeti

Gerçeği kabul edelim: zaman paradır. Hong Kong Şirket Sicil Dairesi verimli çalışır, ancak belirsizliklere karşı hiç hoşgörülü değildir. Elektronik başvurular genellikle 1 ila 3 iş günü içinde sonuçlanır, ancak bir memur herhangi bir tutarsızlık tespit ettiği anda bu süre durur. Bulanık bir kimlik belgesi, isim yazımındaki bir uyuşmazlık veya üç aydan eski bir fatura, başvurunuzun yeniden sıraya alınmasına neden olabilir.

Hong Kong’da şirket kurmak için gerekli belgeleri en başından itibaren doğru bir şekilde hazırladığınızda, sadece başvurunuzun reddedilmesini önlemekle kalmaz, aynı zamanda bankalara ve iş ortaklarınıza şirketinizin istikrarlı ve mevzuata uygun olduğunu da göstermiş olursunuz.

Uzman görüşü: 2023 yılında, şirket kuruluş işlemlerini aceleye veren bir lojistik girişimi ile çalıştık. Bu şirket, Hong Kong vatandaşı olmayan bir yönetici için pasaport yerine taranmış bir ehliyet sunmuştu. Şirket Sicil Dairesi başvuruyu hemen reddetmedi; sadece “açıklama” amacıyla başvuruyu askıya aldı. 

Başvuru 14 gün boyunca belirsizlik içinde kaldı. Sorun çözüldüğünde, bankanın uyum ekibi çoktan bir sonraki başvuru sahibine geçmişti. Müşteri, tercih ettiği banka hesabı açma fırsatını kaçırdı ve başka bir kurumda bir ay daha beklemek zorunda kaldı.

Temel Kuruluş Belgeleri: Vazgeçilmezler

Her şirket, birkaç temel resmi bildirimle yola çıkar. Bunlar, şirketinizin yasal varlığının temelini oluşturur.

1. Şirket Adı ve NNC1 Formu

Benzersiz bir şirket adına ihtiyacınız var. Sistem, bu adı Şirketler Sicili veritabanıyla anında karşılaştırır. Adınız mevcut bir adla çok benziyorsa ya da “Banka”, “Sigorta” veya “Üniversite” gibi kısıtlanmış kelimeleri içeriyorsa ve ilgili resmi makamdan özel bir onay almamışsanız, başvurunuz reddedilecektir.

En temel belge, NNC1 Formu ’dur (Şirket Kuruluş Bildirimi). Bu belge, şirketinizin temel özelliklerini içerir: adı, resmi adresi, hisse yapısı ve yönetim kurulu üyelerinin bilgileri.

Uzman görüşü: Eskiden kağıt formlar doldururduk. Artık e-Registry aracılığıyla dijital olarak yapıyoruz. Ancak, verilerin doğruluğuna ilişkin gereklilikler daha katı hale geldi. Bir yöneticinin kimlik numarasındaki tek bir yazım hatası bile manuel incelemeyi tetikleyebilir ve bu da sürece 5–7 gün ekleyebilir.

2. Ana Sözleşme (AoA)

Bu, şirketinizin tüzüğüdür. Kararların nasıl alındığını, hisselerin nasıl devredileceğini ve toplantıların nasıl yürütüleceğini belirler.

Çoğu yeni şirket, Sicil Dairesi tarafından sağlanan standart ana sözleşme şablonunu kullanır. Bu, işletmelerin %90’u için yeterlidir. Ancak standart şablon, işletmenin kendine özgü özelliklerine göre uyarlanmamıştır ve oldukça genel nitelikte olduğundan esnek değildir.

Karmaşık hissedar sözleşmeleriniz varsa, varsayılan şablonu kullanmayın. Size özel bir şirket ana sözleşmesi hazırlayın.

3. Şirket Kuruluş Belgesi

Bu, şirketinizin kuruluş belgesidir. Bu belge olmadan banka hesabı açamaz veya sözleşme imzalayamazsınız. Şirketin kuruluş işlemleri başarıyla tamamlandığında derhal düzenlenir.

Kimlik ve Adres Doğrulaması: Çoğu Kişinin Başarısız Olduğu Nokta

Bu, karşılaştığımız en büyük engeldir. Sicil Dairesi ve bankalar, Kara Para Aklanmasının Önlenmesi ve Terörün Finansmanının Engellenmesi Yönetmeliği kapsamında sıkı Kara Para Aklanmasının Önlenmesi (AML) kurallarına tabidir. Nihai Gerçek Sahibi’ni (UBO) doğrulamaları gerekmektedir.

Pasaport Kuralı

Her yönetici ve hissedar için geçerli bir pasaportun net, renkli bir kopyasını sunmanız gerekmektedir. Yabancı uyruklu iseniz, pasaport zorunludur. İsim, başvuru formundaki isimle tam olarak aynı olmalıdır. Takma ad kullanılamaz.

İkamet Adresi Belgesi

Son üç ay içinde düzenlenmiş bir fatura, banka hesap özeti veya resmi bir belgeye ihtiyacınız var.

Cep telefonu faturası kullanmayın. Bankalar ve Nüfus Dairesi, bunları “zayıf” kanıt olarak değerlendirdikleri için genellikle reddediyor. Elektrik, su veya sabit hat faturalarını tercih edin.

Belgeniz İngilizce veya Çince değilse, yeminli tercüme gereklidir. Başvurunuzun reddedilmesini önlemek için kendi ülkenizdeki bir yeminli tercümanla çalışmanızı öneririz.

Ofis Adresi ve Şirket Sekreteri: Yasal Temel

Hong Kong yasaları katıdır; her şirketin Hong Kong’da resmi bir fiziki ofis adresi olması zorunludur. Bu amaçla posta kutusu (P.O. Box) kullanılması yasaktır.

"Sanal Ofis" Gerçeği

Çoğu yabancı kurucu, sanal ofis adresi sağlamak için lisanslı bir kurumsal hizmet sağlayıcısından yararlanır. Bu, standart ve kabul görmüş bir uygulamadır. Ancak, söz konusu sağlayıcının Şirketler Sicili tarafından lisanslı olduğundan emin olun. Lisanssız “sanal ofisler”, şirketinizin sicil kaydının silinmesine yol açabilir.

Şirket Sekreteri

Her Hong Kong şirketi bir şirket sekreteri atamak zorundadır. En önemli kural, sekreterin tek yönetici olamayacağıdır. Eğer şirketiniz tek kişiden oluşuyorsa, dışarıdan bir sekreter tutmanız gerekir.

Sekreteriniz, yasal uyum konusunda size koruma sağlar. Yıllık beyannamelerinizi hazırlar, yasal kayıtları tutar ve vergi son başvuru tarihlerini kaçırmamanızı sağlar.

Uzman görüşü: Kendi sekreterliğini üstlenmeye çalışan (yurtta ikamet etmeyen bir arkadaşını bu göreve atayarak) bir müşterimiz vardı. Sicil Dairesi, başvuruyu reddetti. Şirket, başvuruyu geç yaptığı için günlük 1.000 HKD (129 $) para cezasına çarptırıldı. Profesyonel bir sekreter istihdam etmenin maliyeti yıllık yaklaşık 3.000–5.000 HKD (383–515 $) olmakla birlikte, bu sayede çok yüksek para cezalarından kurtulabilirsiniz.

Sermaye Beyanları ve Bankacılık Hazırlığı

Asgari sermaye şartı yoktur. 1 HKD (7,75 $) ile şirket kurabilirsiniz. Ancak, bankalar nezdinde güvenilir görünmek için 10.000 HKD (1.290 $) beyan etmek yaygın bir uygulamadır.

Bankacılık Engeli

Hükümet şirket kuruluşu için mali durum belgesi talep etmese de, bankalar talep etmektedir. İşte bu noktada deneyimimiz en büyük değerini ortaya koymaktadır.

İş planlarının yeterli olduğu yönünde yaygın bir yanılgı var; ancak bu doğru değil. Bankalar, ticari faaliyetlerin kanıtını görmek ister.

Uzmanlık deneyimi: Bir müşterimiz bir ticaret şirketi kurdu. Fatura veya sözleşme bulunmaması nedeniyle banka başvurusu reddedildi. Biz de müşterimize, bir tedarikçiden alınacak bir “Niyet Mektubu” ile öngörülen nakit akış tablosunu hazırlamasında yardımcı olduk. Banka, hesabı 48 saat içinde onayladı.

Bankacılık İşlemleri İçin Gerekli Belgeler

Sektöre Özgü Lisanslar 

Her işletme aynı değildir. Farklı sektörlerdeki işletmelerin farklı izinlere ihtiyacı vardır. Bu izinler olmadan faaliyet göstermek, şirketiniz tescilli olsa bile, bir suç teşkil eder.

Yiyecek ve İçecek 

Gıda ve Çevre Hijyeni Dairesi’nden Gıda Hijyeni Ruhsatı alınması gerekmektedir.

Finansal Hizmetler

Menkul Kıymetler ve Vadeli İşlemler Komisyonu’ndan (SFC) lisans alınması gerekmektedir.

Seyahat Acenteleri

Turizm Endüstrisi Konseyi’nden lisans alınması gerekmektedir.

Şirket Kuruluşu Sonrası Yasal Uyum

Şirket kuruluşu tamamlandıktan sonra işiniz bitmiş sayılmaz. Bu yasal uyum kurallarına uymamanız, 50.000 HKD’ye (6.451 $) kadar artan para cezalarına ve olası cezai kovuşturmaya yol açar.

1. Yıllık Beyanname (NAR1) 

Yıldönümünüzden itibaren 42 gün içinde sunulmalıdır.

2. Denetim

Her yıl denetlenmiş mali tablolar hazırlamanız gerekmektedir.

3. Kâr Vergisi Beyannamesi

Genellikle şirketin kuruluşundan 18 ay sonra Gelir İdaresi’ne (IRD) sunulur.

RadiantBiz ile Hong Kong’da Şirket Kurmak İçin Gerekli Belgeler

RadiantBiz olarak, Hong Kong’da şirket kurmak için gerekli belgeleri, gereksiz yazışmaları ortadan kaldırmak ve maliyetli gecikmeleri önlemek üzere tasarlanmış bir sürece dönüştürüyoruz. 

İlk olarak, şirket yapısı ve yöneticilerin uyruklarına göre özel ihtiyaçları belirlemek amacıyla bir ön değerlendirme gerçekleştiriyoruz. Ardından, pasaport taramalarından ikametgah belgesine kadar gerekli her belge için net şablonlar ve örnekler içeren, kişiye özel bir dijital kontrol listesi sunuyoruz. 

Ardından ekibimiz, her dosyanın Şirketler Sicili ve yerel bankaların katı standartlarına uygun olduğunu doğrulamak amacıyla titiz bir başvuru öncesi denetim gerçekleştirir ve hataları, reddedilmeye yol açmadan önce tespit eder. 

Son olarak, başvurunun sistem içinde verimli bir şekilde ilerlemesini sağlayarak, güvenli bir şekilde gönderilmesini ve takibini üstleniyoruz.

Sık Sorulan Sorular

1. Şirket Kuruluş Belgesi’ni almak ne kadar sürer? 

Tüm belgeleri eksiksiz olarak sunulan elektronik başvurular için, Şirketler Sicili genellikle 1 ila 3 iş günü içinde Şirket Kuruluş Belgesi’ni düzenler. Kağıt üzerinden yapılan başvuruların işleme alınması ise 7 ila 10 gün sürebilir. 

2. Hong Kong’da yaşamadan orada bir şirket kurabilir miyim?

Evet. Yönetim kurulu üyeleri veya hissedarlar için ikamet şartı bulunmamaktadır. 

3. Resmi ofisim için yanlış adres bildirirsem ne olur? 

Adres geçersizse (örneğin, bir posta kutusu adresi) veya posta alınamıyorsa, Sicil Dairesi başvurunuzu reddedebilir. Başvurunuz onaylansa bile, taşındığınızda adresinizi güncellememek, yasal bildirimleri kaçırmanıza ve para cezasına maruz kalmanıza neden olabilir.

Güçlü Bir Başlangıç Yapın, Mevzuata Uyumunuzu Sürdürün

Hong Kong’da şirket kurmak, süreci doğru bir şekilde takip ederseniz oldukça basittir. İşin püf noktası hazırlıktır. Hong Kong’da şirket kurmak için gerekli doğru belgeleri toplayarak ve her bir belgenin işlevini anlayarak, pek çok girişimciyi sinirlendiren gecikmeleri önleyebilirsiniz.

Kimlik belgelerinizi düzenlemek veya bir sekreter bulmak için son dakikaya kadar beklemeyin. Şirket kurulumunuzu stratejik bir proje olarak değerlendirin. Elinizde doğru belgeler olduğunda, fikir aşamasından faaliyete geçme aşamasına hızla geçebilirsiniz.

Başvurunuzu yapmadan önce tüm belgelerinizin hazır olduğundan emin olmak için HK şirket kurma kontrol listemizi bugün kullanın: 

• Önerilen Şirket Adı (en az 2-3 seçenek)

•   Hissedar(lar)/Yönetim Kurulu Üyesi(leri) Pasaport Fotokopisi 

•  Hissedar(lar)/Yönetim Kurulu Üyesi(leri) Adres Belgesi

•  Resmi Ofis Adresi (Hong Kong’daki fiziki adres; posta kutusu adresi değil)

•  Şirket Sekreteri Bilgileri 

• Şirket Ana Sözleşmesi (standart model veya özelleştirilmiş versiyon)

•  NNC1 Formu 

•  Yetkili Sermaye Beyanı 

•  Gerçek Sahiplik Bilgileri (%25 ve üzeri hisseye sahip nihai sahiplerin ayrıntıları)

•  İşletmenin Niteliği ve Tanımı 

•  Ticari Kayıt Belgesi Başvurusu 

•  Şirket Yöneticisi Belgeleri (varsa)

•  Yeminli Çeviri (belgelerin İngilizce veya Çince olmadığı durumlarda)

•  Noter Onaylı/Tasdikli Kopyalar (gerektiği takdirde yabancı yönetim kurulu üyeleri/hissedarlar için)

•  İlk Banka Mevduat Tutarı (bankaya göre değişir)

•  Ticari Faaliyet Belgesi 

•  Referans Mektubu 

Karmaşık yapılarınız veya sektöre özgü ihtiyaçlarınız varsa, sahada profesyonel danışmanlığımızdan yararlanmak için bize e-posta yoluyla ulaşabilirsiniz: info@radiantbiz.com, WhatsApp‬ üzerinden bize ulaşın veya +971521322895numaralı telefondan bizi arayın!